Herramientas para hacer un trabajo de grupo

Todos hemos pasado por ese trance: el profe divide a la clase en varios grupos y manda a cada de uno de ellos un trabajo con fecha lí­mite. Lo más normal es que ese trabajo de todo el grupo lo acabe haciendo solo el empollón o los empollones, quedando en la casa de alguno de ellos o en una biblioteca, mientras los más vagos aportan su firma final al documento escurriendo el bulto para todo lo demás.

En fin, fuera de estas anécdotas hoy os queremos hablar de herramientas web que permiten que varias personas trabajen ¡a la vez! sobre un mismo documento, por lo que son idóneas para hacer trabajos en colaboración, trabajos de grupo desde vuestro ordenador y puede que hasta desde vuestro teléfono móvil, aunque el tipo de tarea a realizar (redactar documentos) se hace mejor en una pantalla más grande, ¿verdad?.

Lo mejor de todas estas aplicaciones reside en que no hace falta instalar nada en el disco duro. Corren en vuestro navegador habitual, en algunos mejor que en otros la verdad, pero en todos ellos al fin y al cabo. Otra gran ventaja, pero que en algunos casos puede ser inconveniente, es que todos los documentos están online, se trabaja en una versión del documento que está subida en el servidor de la herramienta que uséis: por un lado no gastáis espacio fí­sico en vuestro ordenador, pero por otra no tenéis el control absoluto sobre el documento. Es muy difí­cil que ocurra algo en esos servidores, pero nunca se sabe. En todo caso siempre podréis guardar una copia en local, en vuestro disco duro, por si las moscas.

Herramientas para hacer trabajos en colaboración hay muchas. Nosotros os vamos a hablar de aquellas que hemos podido probar:

Sync.in es un verdadero procesador de textos en lí­nea. Para que te hagas a la idea, una especie de Word pero “en la nube” (aplicaciones que no hace falta instalar porque están en lí­nea y albergan sus datos en servidores remotos, no locales). Lo que más me ha gustado es cómo Sync.in asigna automáticamente un color a cada uno de los participantes en un documento, de forma que es bien sencillo saber qué parte ha hecho cada uno… y que nadie pueda escaquearse. El que abra un documento en Sync.in puede invitar al resto de colegas que van a trabajar con él a través de un montón de aplicaciones, entre las cuáles están Facebook y Twitter, dos de vuestras redes sociales favoritas.

Pero, no sólo de texto vive el hombre. A veces os puede interesar compartir gráficos, mapas mentales, diseí±os, formularios, o trabajar colaborativamente sobre una imagen, una fotografí­a. Para eso está Dabbleboard. Su lema, traducido, es “la pizarra reinventada” y no deja de ser eso, una pizarra virtual en la que pueden “pintar” y trabajar a la vez varios usuarios compartiendo incluso voz y ví­deo, para que a las explicaciones no les falte nada de nada. Lo vemos como una gran herramienta para brainstorming, para lanzar ideas “a saco” y plasmarlas gráficamente entre gente que está a distancia. El contenido de lo realizado sobre esta pizarra luego puede guardarse en sus correspondientes bibliotecas y recuperarse más tarde. Las funcionalidades más avanzadas son premium y el coste de la licencia va en función del níºmero de participantes que queráis admitir en la aplicación (desde licencia individual a 8 dólares al mes, hasta licencia para 100 participantes, 200 dólares al mes).

Fijaos también qué suite tan bien elaborada tienen los de Zoho. Cada una de sus aplicaciones colaborativas sirve para una cosa: que necesitas compartir una hoja de cálculo, Zoho Sheet; que tienes que hacer una presentación entre varios colegas, Zoho Show; que necesitas realizar una lista de tareas o hacer anotaciones colectivas, Zoho Notebook; e incluso, si necesitas hacer una wiki Zoho tiene la suya. La que sirve mejor al propósito de hacer un trabajo entre varios compaí±eros, es el propio editor de textos, Zoho Writer, un auténtico procesador de textos online con funcionalidad plena, con el que podremos importar y exportar textos de diversos formatos: tiene, por ejemplo, plena compatibilidad con Microsoft Word, que sigue siendo uno de los procesadores más usados. Esta herramienta es gratuita si el uso es personal. Las licencias de grupo están sujetas al pricing que establece la marca.

Una de las aplicaciones para trabajar en textos en lí­nea, en colaboración, que aparecí­a en todas las quinielas era EtherPad, hasta que hace relativamente poco tiempo Google se hizo con ella. Al igual que Sync.in, la herramienta EtherPad era un sencillo editor de texto en lí­nea que permití­a a distintos usuarios, sin necesidad de registro previo, editar el texto al mismo tiempo, simultáneamente, y asignando un color diferente a cada uno de ellos, por lo que se sabí­a perfectamente qué parte del texto correspondí­a a a cada uno de ellos.

La tecnologí­a de EtherPad está siendo aprovechada por Google Wave, la gran apuesta de Google del aí±o 2009 que, sin embargo, ha quedado un poco en agua de borrajas. Wave no es una aplicación excesivamente fácil de entender o integra demasiadas cosas a la vez: mail, chat, posibilidad de intercambiar archivos en tiempo real con varios usuarios a la vez. Si embargo la consideramos muy apropiada para las labores de las que estamos hablando porque comprende tantas funcionalidades que equivale prácticamente a estar presente en la misma sala en que tus compaí±eros están haciendo el trabajo. Google Wave es gratuito y sólo se precisa una cuenta de Google (Gmail, etc) para poder usarlo. Muchos se preguntan qué necesita Google Wave para despegar y convertirse en una herramienta de uso imprescindible: quizá sólo sea cuestión de tiempo.

En su defecto, otra de las aplicaciones made in Google Labs ha tomado la delantera y se ha convertido en la reina de las herramientas relativas a documentos en colaboración. Es Google Docs. Integrada en Gmail o por separado, los “documentos de Google“, como también se les llama, se han convertido en una alternativa cada vez más preferida a los editores de texto tradicionales. Sus ventajas son innumerables: admite documentos de todo tipo (DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc), los puedes subir y ponerte a trabajar directamente sobre ellos; puedes compartir tus documentos con quien quieras siempre que tenga cuenta de usuario en Google o puedes incluso publicar tu documento (Google le asigna una URL que le puedes facilitar a quien quieras); puedes reforzar la seguridad de tus documentos ya que Docs admite el cifrado SSL de sus cuentas y puedes controlar en todo momento los permisos (para ver o para editar) que tengan las personas a quienes invitas a colaborar contigo. Nos gusta especialmente la integración con los álbumes de Picasa y también por ese gigabyte de espacio que nos brinda Google Docs para guardar archivos de todo tipo: es como una llave USB pero en la nube.

¿Usáis alguna de estas aplicaciones para hacer trabajos entre varios compaí±eros?