Una de las acciones necesarias para ejecutar cualquier tipo de proyecto es identificar y definir cada una de las actividades que componen dicho proyecto y distribuir temporalmente su realización. Esta tarea se pone en práctica a través de los cronogramas de actividades.
La puesta en marcha de tu proyecto requiere de una eficaz planificación en la que, además de determinar las fases, actividades o recursos necesarios para su correcta ejecución, se organice la secuencia de actividades y su distribución temporal.
Por norma general, el cronograma de actividades se representa de manera gráfica, a través de diversos métodos, como el cronograma de Gantt o el diagrama de Pert o el método del camino crítico, según la complejidad y las necesidades de cada proyecto.
Pasos para crear el cronograma de actividades
A la hora de elaborar tu cronograma, con independencia del método que vayas a utilizar, es conveniente que lleves a cabo los siguientes pasos:
- Identificar las etapas del proyecto. Antes de comenzar a elaborar tu cronograma, debes tener claro las diferentes etapas en las que se estructura tu proyecto y las acciones globales que se deben llevar a cabo en cada una de ellas.
- Desglosar las actividades. Cada etapa se compone de acciones concretas que dan forma al proyecto. En esta segunda fase, deberás identificar cada una de estas etapas y describirlas, señalando los recursos necesarios para su correcta aplicación.
- Determinar la duración de cada actividad. Una vez definidas las actividades, estás en condiciones de establecer la duración de cada una de ellas. En este proceso, deberás tener presente los posibles riesgos que puedan afectar al proyecto y designar un tiempo extra para posibles imprevistos.
- Señalar la interdependencia de cada actividad. Otro factor que debes tener presente son las dependencias entre actividades, para establecer una secuencia lógica y viable.
- Priorizar las actividades. Conviene priorizar unas actividades sobre otras, para que todo el mundo tenga claro cuáles son las tareas más importantes o urgentes del proyecto.
- Asignar las tareas a un equipo o responsable. Por último, asigna cada tarea a un equipo de trabajo o persona concreta, en función de la actividad, de esta forma, evitarás que se queden tareas sin realizar porque nadie sabe a quién le corresponde.
Ventajas que ofrece el cronograma de actividades
El diseño de un cronograma de actividades puede resultar muy útil tanto para la planificación como para la ejecución y posterior evaluación de tu proyecto, siempre que éste se haya programado de manera correcta.
Las principales ventajas que presenta este tipo de representación gráfica son:
- Minimiza los riesgos y las posibilidades de fracaso del proyecto. Una de las ventajas de tener que desglosar las tareas en acciones concretas para su distribución temporal, es que debes reflexionar sobre las necesidades del proyecto y las actividades más idóneas y eficaces, profundizando en el conocimiento del proyecto y minimizando las probabilidades de fracaso.
- Permite visualizar de manera global las diferentes etapas y actividades que componen el proyecto. Al representar de manera gráfica el proyecto, todo el mundo puede observar, de un simple vistazo, las etapas y actividades que lo conforman, los plazos establecidos y seguir su evolución.
- Favorece la consecución de objetivos concretos. El proyecto se estructura en pequeñas metas fáciles de alcanzar, que ayudan a conseguir objetivos más globales.
- Potencia la comunicación entre todas las personas implicadas en el proyecto. El cronograma se convierte en una herramienta de comunicación que informa a todos los miembros implicados sobre las tareas a llevar a cabo, su secuencia o quienes son sus responsables, además de la evolución del mismo durante la fase de ejecución.
- Facilita la evaluación de resultados y la toma de decisiones. Gracias al cronograma es posible observar la existencia de algún tipo de dificultad en tareas concretas, especialmente cuando no se cumplen los plazos establecidos. Este hecho, permite valorar las causas y tomar las decisiones necesarias para corregir las posibles consecuencias y mejorar los proyectos.