La técnica correcta para posponer tareas

“No dejes para maí±ana lo que puedas hacer hoy” es un refrán que se dice muy fácil pero no es tan fácil llevar a buena práctica.

Cada dí­a de nuestra vida se nos cruzan numerosas, quizás decenas de cosas por hacer. No sé si compartes mi vicio de ir apuntando todo eso que me propongo realizar en un momento del dí­a o quizás más adelante, en la semana, en el mes, en este aí±o, el que viene, cuando me haga mayor, cuando me case, cuando me jubile… Quien más que menos lleva una lista de tareas apuntada en un cuaderno, o bien una aplicación de productividad en su ordenador, en la web, en el móvil.

Lo cierto es que, con total independencia del soporte elegido para apuntar tareas, si no se van realizando, si no se les da cumplimiento, podamos llegar a una acumulación o amontonamiento que nos dé sensación de ahogo y de bloqueo. “Tengo tantas tareas que no sé por cual empezar“, comentamos muchas veces.

En los sistemas de productividad y gestión de tareas como GTD, muchas veces se articula una lista especial o una sub-lista de tareas en las que ir volcando todo aquello que realizaremos en otro momento, “algíºn dí­a“. Todo aquello que no vamos a realizar de manera inmediata, que no nos va a ocupar de forma inminente, sino que anotamos para no olvidarlo porque nos gustarí­a dedicarle nuestro tiempo y nuestra acción, pero no en el momento presente: “Estudiar chino“, “Visitar a un pariente en Australia“, lo que sea.

Esa lista “algíºn dí­a” os ayuda a desahogar un poco el inbox o carpeta o lista donde anotáis las tareas más inminentes, las acciones que requieren vuestro esfuerzo y atención hoy, maí±ana, un dí­a próximo de esta semana, porque tienen un plazo determinado para ser realizadas o porque “bloquean” la realización de otras futuras tareas también importantes.

Sin embargo, echar alegremente a ese buzón de “algíºn dí­a” cualquier cosa que queramos realizar, cualquier propósito de acción sobre un tema, sin control y sin una  buena definición previa de lo que supone esa tarea y cómo concretarla en pasos factibles, puede ser tan improductivo como no anotar nada en absoluto. Mientras que hallas el hueco de tiempo, las ganas de ponerte a ello, miras un poco el tema… la pereza va haciendo su trabajo y dejas la tarea sin tocar, tal y como la anotaste.

Las tareas pospuestas, las que dejamos para “algíºn dí­a”, para otro mejor momento, deben estar bien definidas para que cuando las retomemos sepamos qué quisimos hacer (y cómo hacerlo) cuando las anotamos. Si es posible, elige hasta un momento para hacerlo. Ponle una fecha, aunque no sea cercana, para darle cumplimiento a esa tarea.

Has de decidir también, con resolución y firmeza, cuándo esas tareas que están en tu lista “en otro momento” o “algíºn dí­a“, pasan a  formar parte de tu “inbox”, de tus “cosas a realizar ya”. Una revisión rutinaria de la lista te puede ayudar. Crea el hábito de echar un vistazo a tus listas con periodicidad, pero sin que se convierta en otra pesada tarea de tu dí­a dí­a. Haz de la revisión de tareas algo dinámico, fácil, sencillo.

Por cierto, si algíºn dí­a quieres ser sincero y autocrí­tico para ver si tu propio sistema de gestión de tareas te está funcionando, te aconsejamos esta lectura.

Tal vez este método te suene raro, tal vez lo lleves haciendo mucho tiempo. Ponlo en práctica en tu dí­a a dí­a de la clase, o también en tu gestión de las vacaciones, y nos cuentas ;-)