En el pasado, los registros contables de las empresas se llevaban a cabo de forma manual mediante anotaciones y cálculos en libretas, conocidas como cuadernos de contabilidad. Sin embargo, con el paso del tiempo cayeron en desuso gracias al desarrollo del software de contabilidad electrónica. ¿Sabes en qué consiste? Aquí te lo explicamos.
¿Qué es un software de contabilidad electrónica?
Se trata de programas informáticos, o software, creados para automatizar los registros contables de las empresas. Es decir, que mantiene actualizada y en tiempo real la información sobre los ingresos y egresos de la compañía y la centraliza para mejorar su visualización, gestión y análisis, mediante una plataforma de acceso rápido y sencillo.
Cabe mencionar que las áreas contables de las empresas tienen conexión con otros departamentos como compras, ventas, cobranza, nómina, almacén y finanzas, entre otros, debido a que de todos los movimientos realizados en estas áreas, es necesario llevar un registro preciso, para los cálculos contables, de manera puntual y confiable.
Es por esto que la función de los sistemas de contabilidad electrónica, generalmente son programas en línea o en la nube que se actualizan constantemente, con la información de todos los departamentos involucrados, para ofrecer información oportuna a todas las áreas que requieran de la información contable y financiera de la compañía.
¿Para qué sirve un programa informático de contabilidad?
Un software para contabilidad electrónica facilita gestiones que tradicionalmente se realizaban de forma manual, por ejemplo el cálculo de impuestos, la validación de comprobantes fiscales, la generación de reportes, verificaciones de la situación fiscal de los contribuyentes con quienes se tiene relación comercial, así como la generación de declaraciones ante la autoridad fiscal.
Otras de las operaciones que pueden realizarse en un programa de contabilidad electrónica son:
● Llevar un control de todas las operaciones comerciales en diferentes monedas
● Automatizar procesos recurrentes con pólizas inteligentes
● Personalizar el desglose de impuestos, mediante plantillas
● Obtener reportes contables y financieros de forma rápida y precisa
Identificar de forma sencilla a clientes y proveedores
Además, existen soluciones del mismo tipo enfocados en administración o especializados en la gestión de nómina, que complementan a los sistemas de contabilidad financiera para lograr una gestión oportuna de toda la información, como una fuente confiable e integrada de todos los procesos involucrados.
Cumplimiento oportuno de obligaciones fiscales
Por otro lado, al facilitar las tareas relacionadas con las obligaciones fiscales, su cumplimiento se hace oportuno en beneficio de la empresa, gracias a que se evitan errores al desglosar impuestos, se pueden descargar comprobantes directamente del Servicio de Administración Tributaria (SAT) y es más sencillo organizar los comprobantes fiscales (CFDI).
Además, este tipo de programas se actualiza constantemente, de acuerdo con las nuevas disposiciones fiscales, para apoyar a los contribuyentes, en este caso a las empresas o personas con actividad empresarial, a cumplir con los requisitos que solicita la autoridad fiscal en la emisión de comprobantes fiscales, cambios de regímenes tributarios, entre otros.
Beneficios de usar tecnología para la gestión contable
Una gestión adecuada es clave para velar por la salud financiera de una compañía. Al realizar todos estos procesos desde una misma plataforma, se obtienen diversos beneficios como:
● Ahorros de tiempo en procesos manuales
● Mayor control de los ingresos y egresos
● Generación de reportes específicos, según las necesidades
● Optimización de recursos
● Se minimiza la probabilidad de errores
● Acceso fácil y rápido a la información
● Mejor visibilidad de gráficos y reportes para su análisis
● Visualización rápida del flujo de caja
En general, tener información contable siempre clara y disponible permite a los negocios tomar las decisiones más inteligentes en pro de su crecimiento y expansión, debido a que estarán basadas en información veraz, que solo se logra mediante sistemas avanzados para la integración de información.
Conclusión
El uso de programas de contabilidad electrónica son herramientas que facilitan y mejoran los procesos contables, fiscales y financieros de las empresas, debido a que están diseñados para automatizar procedimientos repetitivos, para evitar errores y optimizar tiempos, además de otras ventajas como mejores visualizaciones de la información, de forma sencilla y oportuna.
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