Frecuentemente la imposibilidad de llevar a cabo una actividad de estudio fluida y no atormentada se debe a la falta de método. Junto a otras alternativas que os ofrecemos normalmente entre los consejos de productividad y técnicas de estudio de este blog, hoy queríamos recordaros de forma muy esquemática las etapas de las que debe constar vuestra gestión de tareas.
Estas etapas están inspiradas de alguna forma en el método de gestión de tareas GTD (getting things done). No vamos a entrar a definirlo ni ver todos los detalles de dicho método. Nos quedamos sólo con el principio organizativo básico, un esquema de actuación breve en caso de que os lleguen marrones y no sepáis cómo despacharlos antes de que el atasco os cree problemas.
Recopilar información
Uno de los principios básicos de la gestión eficaz de tareas es que registres todo aquello que suponga una tarea, algo que tengas que hacer. El soporte lo eliges tíº: un cuaderno o bloc de notas, una aplicación de gestión de tareas que tenga aplicación de escritorio, para tu dispositivo móvil (smartphone o tablet) y también, si es posible, accesible desde la web, para que puedas trabajar con tu lista de tareas en plena movilidad. Pero lo importante es que registres, anotes, recuerdes TODO eso que tienes que hacer.
Procesa tus tareas
Habrá cosas básicas que puedas resolver en pocos minutos. Hazlas a la mayor brevedad posible, en ese mismo instante. Así te las quitarás de la lista. Pero habrá otras que exijan de ti un pequeí±o esfuerzo de pensar o calcular cuánto tiempo te va a llevar finalizarlas o si llevan otras tareas asociadas o concatenadas. Aquí es donde decides clasificar los marrones por su importancia y, a veces, aunque los especialistas opinan que no es buen criterio, por su urgencia.
Busca una fórmula para perfeccionar poco a poco esta etapa y que te salga más fluida, tardando menos en procesar todo lo que tienes que hacer.
Organiza todo lo procesado
Ahora con las tareas que no hayas conseguido despachar en un par de minutos, esas grandes tareas que tienes que realizar en el día o en los próximos días, intenta establecer un poco de organización. Puedes calendarizarlas, con lo cuál te sometes a los designios de reloj y si no estás muy acostumbrado a trabajar bajo esa presión, puede provocarte un poco de estrés. O puedes hacer carpetas de tareas, con independencia del calendario: p. ej. puedes crear una carpeta llamada “Examen matemáticas febrero” en la que organices todas las tareas preparatorias de la prueba: ✔Pedir los apuntes a Javier. ✔Complementar los apuntes con documentos que encontré en El Rincón del Vago. ✔Primera lectura de los apuntes, etc, etc.
Revisa frecuentemente
Está demostrado que las listas de tareas estáticas son apeaderos muertos. Si quieres que tus tareas circulen fluidas como un tren por la vía de alta velocidad, has de tener cierta constancia en la revisión de las tareas creadas, como mínimo una vez al principio del día y otra al final. También es muy conveniente una revisión semanal (el fin de semana es estupendo para esto). Así, puedes ver tareas ya finalizadas, que hay que eliminar de la lista, ver si se incorpora alguna nueva, ver el estado en el que están las aíºn activas, prorrogar el plazo de realización de otras, etc, etc. Aquí es donde haces verdadera ingeniería de tus tareas
Y la fase más importante…
Muchas veces nos atraen los métodos de gestión de tareas y acaban convirtiéndose en una tarea más que nos impide hacer nuestras verdaderas tareas. El propósito de la organización de tus tareas no es otro que HACERLAS. Si sólo planificas y no haces, no habrá servido de nada. Lo que sí es de esperar es que tener bajo control tus tareas te ayude a ponerte manos a la obra y a organizarte.
¡El gusto que da tachar tareas que vas haciendo!
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